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公司管理者学会沟通非易事
作者: 时间:2014/8/20 阅读:694次

随着知识经济时代的到来,沟通能力已经成为考核和评价人才素质的重要尺度。对公司管理者来说,你还必须学会在商务谈判、会议论坛等公开场合得体地讲演自己的观点,游刃有余地同时与很多人交流。


在与人沟通时,出现以下4种情况是不能原谅的:没有做准备、紧张不自信、不投入、乏味。现在,我要告诉你的是:听众对于演讲者有4个要求。如果你能做到这4点,至少面对听众时你不会恐惧,你会成为一个很有成就的演讲者。它们非常简单,但并不容易做到。但只要你在每个谈话场合都记在心里,勤于练习,你就会运用自如。

记住,这些要素不会随着环境而改变,它们适用于私人谈话,也适用于正式演讲。

第1要素:充分准备

做好准备并不意味着你要成为这个话题最有发言权的世界权威。无论是正式谈话还是非正式谈话中,你都必须要让你的听众感到,在这个问题上你了解得比他们多,而且演讲前你也做了充分的准备。

从哪里开始准备

就算你是日理万机的总裁,一些重要事情也要亲自做准备。无论是单独为会议或演讲做准备,还是有人协助,你都应当从知识性、趣味性、听众的要求这些方面来评价一下自己。问问你自己:为什么被邀请做演讲?这个场合需要你说什么?如何将自己的特殊经历与听众所关心的事情联系起来?最后,试着不做任何修改,口述或写下你最初的想法,然后补充材料和进行润色。

练习演讲

在准备过程中,另外一件重要的事情就是,在演讲前先大声朗读一下讲稿,这样可以改掉那些读着不顺口的词语。如果你这么做了,基本上就等于成功了。

用自己的话演讲

把演讲材料变成你自己的东西这一点非常重要。里根总统非常擅长于此,他通常是把撰稿人写的稿子读过一遍后,就能在里面加入自己的观点和语言。如果有一个很扎实的草稿,最多只要半个小时就能把它完善起来。

第2要素:让听众感觉舒服

要让听众觉得舒服,首先要让自己看起来很舒服。我见过的最让人舒服的演讲者是一位参加过《迈克·道格拉斯秀》的嘉宾。他不是什么名人,只是克利夫兰市一个百货公司客户投诉部的经理。他的体重大约有300磅,但是他很快乐,并且非常自信。

我们的演播室有一个小露台,上面摆着四五把椅子,供主持人和嘉宾坐下聊天——我们的节目从开始以来都是以这种形式直播的。

身材庞大的客户投诉部经理走了上来,坐在其中一把椅子上。在做节目的过程中,他总是前后摇晃着椅子,我注意到有一只椅子腿已经离露台边缘越来越近了。可是还有三四分钟才到广告时间,我只能祷告在广告时间之前椅子别翻下露台。最后,事情还是不可避免地发生了:椅子腿挪出了露台,椅子一下向后翻了过去,这个 300磅的大胖子还正说着话,就一下侧身向后摔了个跟头,突然不见了。演播室的观众都惊得吸了一口凉气。

然而,这个家伙竟然如此镇静,他爬了起来,捡起椅子,走到台前,把椅子放好又坐了下来,继续讲着他的故事,一刻都没停。观众和所有的工作人员为他处变不惊的风度报以热烈掌声。观众喜欢他就是因为他在整个节目中表现得镇定自若。从那以后,由于他处变不惊的能力征服了观众,他成为了我们节目的常客。

我们只是普通人

大部分人可能会觉得在电视直播节目中摔下舞台,让人非常尴尬,可能他们再也不会参加电视节目了。20年前,我从那位客户投诉部经理身上学到了很多东西,至今还记忆犹新。我们是人,任何意外都可能发生,我们都不完美,我们也许会愚弄自己,但是如果我们能微笑地坚持下去,就能赢得观众。

如何放松

那些自己轻松,也让他人感到轻松的人,在有事情发生的时候,不会做出让他人紧张,引起他人过激反应的举动。如果有人跑进办公室,告诉你有一辆卡车从后面撞到了你的车,你自然会很着急,但是没必要在告诉你这个消息的人面前大发雷霆。我们经常会犯的一个错误就是:在不相关的人身上发火。

如果你想在沟通交流过程中尽量地让自己舒服,也让别人感到舒服——特别是在私人谈话中,你可以先从接受别人开始。这种情况下你有两种选择:或者表现得你能容忍别人,或者你懂得欣赏别人——那些懂得欣赏别人的人通常会让别人感到更舒服。

我遇到过一些人,他们认为在下属提出意见时,应该显示出上司的派头。这种想法是根本行不通的。如果是一个善于沟通的上司,他会先微笑着感谢这名下属提出建议;然后,用适当的谈话方式帮助这名下属认清问题的复杂性,对他的建议表示出积极的肯定,至少,要让这名下属感到舒服,鼓励他提出更好的建议。

轻松接触

让别人感到舒服的一个很好的方法就是,自己先要放松。幽默是人们最常用的调节气氛的手段。约翰·肯尼迪和罗纳德·里根是我印象中两个最善于把严肃的事情轻松化的人,下面是他们在各种场合的智慧问答。

记者:总统先生,你有没有锁定新的邮政局长人选?你在找有经济背景还是有政治背景的人?

肯尼迪总统:选择范围是在不断缩小,但是其他背景的人也会被考虑,比如有邮政背景的。

里根总统(对一群医生说):在我有生之年,我们取得了很多进步。比如说,我比我出生时所预料的多活了10年,这给很多人添了不少麻烦。

其他积极措施

即便你不是很有幽默感的人,你也可以通过其他办法让别人感到舒服,你可以成为一个别人眼中值得信赖的人。当别人不在场的时候,不参与传播关于他的流言,不要对别人冷嘲热讽,不要说那些言不由衷的赞扬,但是,你要尽量积极地评价别人。

训练自己做到举止大方,但注意不要做出格的动作。站在讲台上时,不要喋喋不休地念稿子。不要下意识地向后拢头发或用手指捋头发,或者挖鼻孔,这些举止会让人看起来很不舒服。在做演讲时你应该缓步走上讲坛,把稿子放在讲台上,接着把手放在讲台的两侧,然后看着听众。把握好自己的时间,但如果你一味地赶时间,看起来就会很不自然。

第3要素:全力投入

全力投人非常关键。当你对事情很有把握的时候,很少会僵在那里说不出话,如果你连续5天发现你的孩子的自行车在路上放着,头两次,你可能嘟囔两句就把自行车移到一边,但是到第5次,你就会提高嗓门说:“老是这样,不要把自行车放在路上,否则,我就不让你用自行车了。”把面部表情、眼神交流、身体语言和声音综合在一起,就是你了解到的所有事情,只要你全力投入,所有的事情就会水到渠成。当普通人全心全意投入的时候,他们就会成为非常出色的谈话者。

第4要素:有趣

如果你不对要谈论的话题全心投入,那这场谈话就很难变得有趣,这两个规则紧密相连,无论听众是多是少,如果你非常无聊乏味,他们都不会接受你。

形式与内容

我的一个客户是一名化学行业的律师,他是我在那个圈子里见过的最聪明的一个人,致力于改善环境的工作。我问他工作中遇到什么问题了,他说,他需要公司给他的环保项目增加30%的预算,但是这个问题没有引起高层,包括首席执行官在内的足够重视。说实话,我能理解为什么他的问题没有被重视——因为他说话的方式没有足够的感染力:声音低沉无力,眼睛和脸变得毫无生气,头和肩也一动不动,一双胳膊无力地垂在身体两侧;更糟糕的是,他没有谈到与话题有关的任何趣事。

与上司的5分钟

让我们来做一个非常有必要的练习:假设你可以跟你们公司的首席执行官谈5分钟,使你们的预算能够提高30%。这就要你表现得很投入,很有说服力,在很短的时间内使他重视你的问题。重要的是你要去兜售你的观点,而不是简单地讲出来。

这就是我如何训练这个客户的。他走进会议室坐下来,身体前倾,用眼睛注视着对方,声音干脆、吐字清楚地说:“很多公司包括我们公司,对于环境保护问题只是口头支持,不付诸实际行动。如果我们犯了这样的错误,在今后的7年里,我们会损失10亿美元。”在场的每个高层管理者都被震住了,接下来的演讲同样有震撼力,结果他的预算增加了。

“跳出来思考”

如果你能做到所谓的“跳出来思考”,很多事情就会变得非常有趣。有一个小游戏众所周知:在一张纸上有9个点,用一条线把9个点连起来。我们发现,如果我们画的线没有超出小点的范围,我们就不可能把它们连起来,换句话说,在小点之外画线才能获得成功。

在与人沟通中,我们也要这么做。尽量不要被你的话题所限,要多做创造性的思考,想想你涉及的在其他领域具有相似性的事物,或者从历史的角度思考你的话题,或者与听众熟悉的事物作比较。换句话说,即便你谈论的是公司的环境安全措施,也不意味着你不能谈到电影、历史、人物或者其他跟你的主题相关的想法。

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